definisi arsip (manajemen dokumen)

Teknik standar untuk mengelola dokumen dalam organisasi atau entitas

Konsep pengelolaan arsip atau dokumen digunakan dalam bahasa kita untuk merujuk pada teknik standar yang digunakan atas permintaan administrasi dokumen milik organisasi atau entitas, perusahaan atau perpustakaan, untuk mengutip beberapa contoh umum.

Disiplin lama yang berkembang pesat berkat teknologi baru

Kita harus menunjukkan bahwa meskipun teknik dan praktik yang diterapkan telah bervariasi dan berkembang sebagai konsekuensi langsung dari kemajuan teknologi baru di hampir semua bidang, dan tentu saja arsip tidak terkecuali, kita harus mengatakan bahwa arsip sudah pasti basi. kegiatan yang telah dilakukan oleh manusia sejak jaman dahulu kala dalam menghadapi kebutuhan yang mendesak untuk mendokumentasikan, meninggalkan tanda administratif, hukum atau komersial atas segala sesuatu yang dilakukannya.

Untuk memberi kita gambaran tentang evolusi luar biasa yang terjadi dalam hal dukungan dan teknik penyimpanan, kita hanya perlu mengatakan bahwa orang yang paling primitif mengajukan "dokumen" mereka pada lembaran papirus atau di tanah liat, sedangkan yang saat ini melakukannya di komputer atau perangkat elektronik lainnya.

Kontribusi besar komputasi dan internet

Dalam pengertian ini, kita tidak dapat mengabaikan bahwa ilmu komputer dan perkembangan Internet selanjutnya telah memungkinkan kemajuan besar dalam manajemen dokumen, membuat tugas tersebut jauh lebih praktis dan sederhana baik dalam hal penyimpanan informasi maupun dalam hal mengambil dokumen yang disimpan.

Karena tentunya sebelumnya, penanggung jawab tugas ini, arsiparis, pustakawan atau arsiparis, di antara nama-nama lain yang telah diatribusikan kepada mereka yang melaksanakan tugas ini, harus menggunakan dan menggunakan buku-buku pencatatan yang berat, arsip, map, kotak, rak, sementara sekarang hanya satu klik sudah cukup untuk menentukan file serta pemulihan dokumen atau pekerjaan.

Tugas utama yang dilakukannya

Pada dasarnya, pengarsipan akan mengurus: menghasilkan dan menetapkan serangkaian norma dan praktik yang memungkinkan identifikasi dokumen yang sedang diarsipkan, pengambilan informasi dari mereka, waktu mereka harus tetap diarsipkan dalam kasus yang dapat dihilangkan setelah beberapa waktu dan, sebaliknya, harus menjamin kelestarian selamanya dokumen-dokumen yang bernilai tinggi tersebut.