definisi pesanan pembelian

Pesanan pembelian adalah istilah yang tepat untuk akuntansi dan manajemen aktivitas bisnis sehari-hari. Purchase order adalah permintaan tertulis kepada pemasok dengan maksud untuk membeli barang-barang tertentu dan dengan harga yang telah disepakati antara pembeli dan penjual.

Informasi apa yang termasuk di dalamnya?

Permintaan pembelian menunjukkan syarat pembayaran dan pengiriman, jadi pemasok memiliki otorisasi untuk mengirimkan barang dan pemasok untuk menunjukkan faktur yang sesuai. Perlu diingat bahwa semua barang yang dibeli oleh perusahaan harus disertai dengan pesanan pembelian, yang diberi nomor seri agar dapat mengontrol penggunaannya.

Pesanan pembelian biasanya dikeluarkan dalam bentuk asli dan salinan, yang asli dikirim ke pemasok dan salinannya ditujukan untuk departemen akuntansi untuk dicatat dalam hutang dagang (mungkin juga ada salinan ketiga untuk departemen pembelian perusahaan).

Bagian berikut ini termasuk dalam pesanan pembelian:

- Nomor pesanan pembelian.

- Nama dan alamat provider.

- Tanggal pemesanan dilakukan dan tanggal pengiriman yang diperlukan.

- Ketentuan pengiriman dan pembayaran.

- Jumlah barang yang dipesan dan uraiannya beserta nomor kodenya.

- Mengenai harga, harga setiap unit dan harga pembelian total ditunjukkan, serta biaya pengiriman, jika ada.

- Terakhir, pesanan pembelian harus mencantumkan tanda tangan resmi dari orang yang bertanggung jawab.

Tujuan pesanan pembelian

Informasi rinci di atas dimaksudkan untuk menjaga kontrol yang tepat atas barang yang dibeli, karena dengan cara ini perusahaan dapat menyimpan catatan akuntansi atas operasi pembeliannya.

Di sisi lain, kita tidak boleh lupa bahwa ketika klien mengeluarkan pesanan pembelian, dia mengonfirmasi dan meresmikan kepercayaan yang dia miliki pada pemasok.

Pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh pelanggan merupakan satu langkah lagi dalam proses penjualan, karena penjualan belum diproduksi secara pasti. Dalam pengertian ini, pesanan pembelian menyiratkan bahwa prosedur perusahaan harus didefinisikan dan diatur dengan baik. Sebelum menerbitkan pesanan pembelian, pelanggan harus tahu persis bagaimana proses pendaftarannya di perusahaannya dan penjual juga harus memastikan informasi yang ada di dokumen.

Foto: iStock - BernardaSv